Estoy convencido de que el regalo más maravilloso es la vida. Una forma de describirla es como una cantidad de tiempo que pasaremos en este hermoso planeta. Es justo el principio de que es su duración limitada, lo que la hace tan valiosa. Quizá ya te hayas dado cuenta, de que esta vida pasa sumamente rápido.

Si prefieres también puedes escuchar el podcast de este capitulo. 

Este regalo tan grande que es la vida misma viene con una enorme oportunidad, la posibilidad de aprovecharlo extraordinariamente, disfrutarlo al máximo y alcanzar resultados fascinantes en una infinidad de aspectos. Sin embargo, también existe la posibilidad de desperdiciarlo fácilmente y que al llegar a fin de cada año o a cierta edad, nosotros mismos nos demos cuenta de todo lo que pudimos haber hecho y no logramos realizar. Cuando llegamos a este punto la frustración se hace evidente y ensombrece nuestra existencia.

No importa cuales sean nuestros sueños u objetivos de vida: ser empresario, alto ejecutivo, profesionista, artista, deportista, una mejor persona o algo tan particular como aprender un idioma; para tener buenos resultados, necesitamos dominar la administración de nuestro principal activo, el tiempo.

¿Qué podemos hacer para aprovechar el tiempo al máximo y tener excelentes resultados?

Las personas exitosas suelen hacer un uso optimizado del tiempo. Lo que a algunas personas les toma diez años alcanzar, otras lo realizan en uno. Sin duda, las personas exitosas, con grandes resultados, algo están haciendo diferente con su tiempo, por que, si algo en esta vida todos tenemos en la misma cantidad, son las horas de cada día, 24, ni una más, ni una menos.

Cuando se habla de administrar el tiempo, normalmente se entiende como la organización de actividades diarias, incluso por horas. Si bien esto es una técnica fundamental, siempre debemos mantener la perspectiva global, ¿de que manera las actividades del día de hoy se conectan con mis objetivos y sueños de vida?

Sobretodo, en la vida moderna, tendemos a pensar que el mantenernos ocupados realizando actividades nos llevará al éxito. Sin embargo, al trabajar y dedicar tiempo sin un propósito claro, lo único que hacemos es desperdiciar recursos y energía física y emocional.

Esto no solo se trata de escribir actividades en un papel, cualquiera puede escribir un calendario militarizado de acciones perfectas, repleto de tareas, agendar 10 horas de trabajo, una hora de gimnasio, una hora de lectura y unas horas para disfrutar con las personas que queremos. El gran reto y en donde la mayaría fracasa, es en ser capaz de implementarlo.

Una de las principales razones por las que no tenemos éxito con la administración del tiempo, es que no tenemos definido, claramente, por qué estamos haciendo ciertas actividades.

En este espacio, nos solo busco describir problemas, sino ofrecer posible soluciones y acciones concretas. 

Voy a compartir contigo, lo que he denominado la técnica Montreal de administración del tiempo, la cual contiene 3 conceptos y herramientas que aumentan sustancialmente, las posibilidades de éxito, maximizando el número de actividades que se pueden lograr en un periodo determinado.

Se trata de una mezcla de herramientas para organizar tus actividades, así como de técnicas psicológicas probadas, que te ayudan a disciplinarte y ejecutar el plan que has definido.

1. Siempre recuerda el valor del tiempo

Cada día que pasa, ya no regresará. Cada día que no aprovechamos, se desperdicia una oportunidad de avanzar en nuestros sueños, de lo que queremos llegar a ser, tener y experimentar. Tenemos que comprometernos a nunca olvidar esto.

En ocasiones solemos perder el tiempo sin razón, a la menor oportunidad, buscamos cualquier alternativa que permita distraernos con el tiempo que supuestamente nos sobra, al fin y al cabo, sentimos que 15 minutos perdidos viendo un video no son nada. Y así, de pronto, nos perdemos viendo toda una serie de 7 temporadas, jugando con el celular por horas, durmiendo más de lo necesario o haciendo cualquier otra actividad poco productiva e incluso poco satisfactoria. En pocas palabras, la vida se nos va haciendo cualquier cosa, e incluso podemos sentir  que nos estamos esforzando, aunque en realidad, ni estamos acercándonos a nuestros planes ni disfrutando las actividades profundamente.

No digo que relajarnos y disfrutar de la vida no sea importante, pero aun estos espacios deben ser planeados, racionados y aprovechados al máximo, de tal forma que si decidimos pasar 5 horas con nuestros amigos, deben ser claramente programadas, y debemos de sentir, que bien valieron la pena.

En resumen, la clave de este primer punto de la técnica, consiste en no olvidar ni un solo día el extraordinario valor de tu tiempo.

Tomemos acción:

Escribe en tu agenda o herramienta digital, una frase muy corta que te permita recordar este principio, la que yo uso es: “La vida es hermosa y el tiempo finito , ¿qué quiero alcanzar el día de hoy, que quiero alcanzar en mi vida, en quien me quiero convertir?”

Es fundamental  tomarte un minuto al día, todos los días y  por la mañana, para decirte esta frase, tu mente y tu corazón pensarán en la respuestas y te permitirá tener presente durante el resto del día, la importancia de tu mayor activo. Si al medio día, ves que no estas avanzando o te falta energía, vuélvete a preguntar, en tus respuestas encontraras la fuerza necesaria.

2. Define claramente qué quieres lograr, cuándo y por qué

Es casi imposible llegar a un lugar especifico si no se sabe claramente a donde se quiere ir. Si no ponemos una fecha objetivo, fácilmente nos quedaremos retrasados sin avances. En la vida adulta somos nosotros mismos los que vamos planteando las fechas límites y el ritmo al que queremos avanzar, hay que ser profesionales en esto y retarnos en cumplirnos a nosotros mismos.

Si no definimos, claramente, nuestros motivos para realizar alguna actividad que requiere un importante esfuerzo de horas y de disciplina, nos quedaremos sin la energía emocional para poderla completar.

El invertir el tiempo requerido en alcanzar nuestros objetivos, es el material base que permite que se conviertan en realidad. Para poder dedicar las horas necesarias, se ocupa disciplina y una forma de disciplinarnos es tener fuertes y claras razones para hacerlo.

Tomemos acción

Escribe en un tu, agenda, cuaderno o herramienta digital, los 5 principales resultados que quieres lograr y por qué los quieres lograr, tus razones. 

Estas razones, si son lo suficientemente importantes para ti, te darán la fuerza interior para alcanzar tus objetivos.

Ya que definiste, que quieres lograr y por que, te faltará el ultimo ingrediente, para cuando, pon una fecha objetivo de cuando piensas alcanzarlas.

El valor de tu logros esta en total relación del tiempo que te toma alcanzarlos, estas fechas que te propones, deben ser retadoras pero alcanzables.

El que tengas esto por escrito te da la oportunidad de ver constantemente los compromisos que has hecho contigo mismo.

3. Aterriza tus objetivos en un plan de trabajo de tu día y da prioridades

Una vez que tienes identificado qué quieres lograr y por qué lo quieres lograr, ha llegado el momento de planificar la cantidad de tiempo que necesitas invertir cada semana y a su vez cada día.  Ya que tienes tu plan diario debes preguntarte y contestarte, si solo pudiera lograr una cosa en este día, ¿qué sería? y empezar a trabajar en orden de prioridades tanto como sea posible.

La planeación de tu día y tu mes tiene que estar escrita forzosamente en algún lugar. No puede estar solamente tu mente, ya que este es uno de los errores más comunes que impiden el éxito. Existen cientos de apps y herramientas digitales que te pueden ayudar, incluso un documento en Word o en Excel pueden funcionar perfectamente. Yo prefiero y recomiendo el papel. El ver mis hojas de días y años anteriores, escritas en mi propia letra, me da un gran sentimiento de propiedad y de responsabilidad, al ver lo que yo estaba pensando y en lo que me estaba comprometiendo conmigo mismo.

Tomemos acción y vallamos a los detalles

Existen diferentes formatos para organizar las actividades del día. El formato más simple es escribir en un papel en blanco lo que quiero alcanzar el día de hoy e ir poniendo un simple ok, a las actividades completadas. Este formato se conoce como un “check list”.

Pongo a su disposición un formato de administración de actividades diarias, más detallado, que ha demostrado dar excelentes resultados para mí. Te recomiendo enormemente descárgalo, imprimirlo y organízalo en una carpeta.

Descarga aquí el formato de la técnica Montreal para la administración de tu día

Este formato tiene varios de los elementos que he mencionado, toma registro del día en el cual estamos trabajando, permite describir los 3 objetivos diarios ordenados por prioridades y esos objetivos plasmarlos en una serie de actividades organizadas por horas.

Te darás cuenta, de que en este formato que propongo, en realidad no se marcan bloques de horas completas, sino horas de 50 minutos, de tal forma que después de cada 50 minutos, tienes 10 minutos programados para relajarte, caminar, tomar agua o ver tus redes sociales. Estos minutos de recarga te dan la oportunidad de no tener escusas para enfocarte al máximo.

El simple hecho de tener un registro histórico de lo que estas haciendo, te permitirá descubrir cosas sorprendentes sobre ti mismo.

Finalmente, al concluir el día, respóndete la siguiente pregunta, ¿logré la victoria de mi plan el día de hoy? y escribe esa respuesta en tu registro diario. Al pasar unas semanas y unos meses, te darás cuenta que tus resultados estarán sumamente relacionados con el numero de días que has logrado marcar victoria en tu plan diario.

El cumplimiento de las 3 acciones mencionadas, del método Montreal de administración del tiempo, de forma diaria te permitirá dar un salto y convertirte en un muy buen organizador de tu tiempo, apoyado con herramientas emocionales para poder ejecutar tus actividades, esta simple técnica te dará una clara ventaja sobre el resto de las personas.

Herramientas y conceptos que pueden complementarte y darte un impulso aún mayor

A) Aprovecha cualquier oportunidad de tiempo a tu favor

Casi todos, en algún momento, hemos sufrido de la congestión del tráfico, de un apagón eléctrico, de la larga espera de un servicio u otro hecho similar.

En casos como esos, en lugar de cerrar los ojos y esperar o tomar el teléfono par jugar, podemos estudiar un material, adelantar trabajo desde nuestra laptop, hacer llamadas telefónicas o escuchar un podcast en el trafico.

B)  No postergues tareas

Evita a toda costa, postergarlas, ya que corres el riesgo de acumular más actividades de las que son posibles de realizar en un tiempo razonable y simplemente no podrás cumplirlas de forma adecuada.

C) Cuida de tu descanso y de tu alimentación

Para que puedas trabajar activamente, estar bien concentrado y poder ejecutar tu plan al máximo, es importante que respetes tu tiempo de descanso, te alimentes bien y hagas un mínimo de ejercicio. Estos 3 elementos te darán la energía física para poder ejecutar tu plan.

¿Necesitas ayuda personalizada en administrar tu tiempo para lograr tus objetivos?